Obchodní podmínky

1. Provozovatel a kontaktní údaje

Provozovatelem webové aplikace EasyDPH dostupné na adrese https://app.easydph.cz (dále jen „Služba") je společnost:

Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze. Orgánem dozoru nad ochranou spotřebitelů je Česká obchodní inspekce (ČOI).

2. Úvodní ustanovení a předmět smlouvy

Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky") upravují práva a povinnosti mezi provozovatelem a uživateli Služby (dále jen „Uživatel") vzniklé v souvislosti s registrací a užíváním Služby. Podmínky jsou vyhotoveny v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.

Předmětem Služby je webová aplikace umožňující:

• nahrání fotografií nebo skenů přijatých faktur a účtenek;
• automatické rozpoznání a extrakci účetních dat z dokumentů pomocí technologie umělé inteligence (AI);
• správu a evidenci zpracovaných dokumentů;
• synchronizaci dat s vybranými účetními systémy (iDoklad, Fakturoid a dalšími);
• export dat ve formátech CSV a Excel pro potřeby účetnictví.

3. Registrace a uživatelský účet

3.1 Přístup ke Službě vyžaduje registraci Uživatele. Registrací Uživatel potvrzuje, že se s těmito Podmínkami seznámil, rozumí jim a souhlasí s nimi.

3.2 Při registraci je Uživatel povinen poskytnout pravdivé, přesné a úplné údaje. Uživatel odpovídá za správnost poskytnutých údajů a je povinen je průběžně aktualizovat.

3.3 Každý registrovaný subjekt (firma či fyzická osoba) představuje jeden účet. Přihlašovací údaje jsou přísně osobní a nesmějí být sdíleny s třetími osobami mimo oprávněné členy týmu v rámci daného účtu.

3.4 Uživatel je povinen zajistit ochranu svých přihlašovacích údajů. V případě podezření na zneužití účtu je Uživatel povinen neprodleně informovat provozovatele na adrese info@easydph.cz.

3.5 Provozovatel je oprávněn zrušit nebo pozastavit účet Uživatele v případě porušení těchto Podmínek nebo při důvodném podezření ze zneužívání Služby.

4. Tarify a limity Služby

4.1 Aktuální přehled dostupných tarifů a jejich parametrů je uveden na webových stránkách Služby. Provozovatel si vyhrazuje právo tarify měnit s předchozím upozorněním dle čl. 11.

4.2 Bezplatný tarif (Free) je omezen na stanovený počet zpracovaných dokumentů za týden (počítáno od pondělí 00:00 do neděle 23:59 středoevropského času). Po dosažení limitu není možné nahrávat další dokumenty do začátku nového týdne.

4.3 Nevyužité dokumenty v rámci bezplatného tarifu se nepřevádějí do dalšího týdne.

4.4 Provozovatel si vyhrazuje právo upravit limity s předchozím upozorněním alespoň 30 dní předem. Změna limitů bez předchozího upozornění je přípustná pouze ve výjimečných případech (např. technická nutnost, zneužívání Služby).

5. Platební podmínky

5.1 Bezplatný tarif nevyžaduje platbu a je poskytován zdarma po dobu neurčitou, s výhradou práva provozovatele Službu nebo bezplatný přístup k ní kdykoli ukončit dle čl. 10.

5.2 Placené tarify jsou fakturovány v korunách českých (CZK) za zvolené fakturační období (měsíčně nebo ročně). Cena je uvedena vždy včetně DPH.

5.3 Platby jsou zpracovávány prostřednictvím platební brány třetí strany. Na zpracování plateb se vztahují obchodní podmínky příslušného poskytovatele platební brány.

5.4 Uživatel má právo od placeného tarifu odstoupit ve lhůtě 14 dnů od jeho aktivace bez udání důvodu v souladu s § 1829 a násl. občanského zákoníku, pokud Službu v této době dosud nevyužil. Pokud Uživatel se Službou již začal, souhlasí s tím, že toto právo zaniká.

6. Zpracování dokumentů a umělá inteligence

6.1 Extrakce dat z nahraných dokumentů probíhá automatizovaně pomocí technologie umělé inteligence (dále jen „AI"). Výsledky zpracování jsou orientační a vždy je Uživatel povinen provést vlastní kontrolu správnosti extrahovaných dat před jejich dalším použitím v účetnictví.

6.2 Provozovatel neručí za bezchybnost, úplnost ani přesnost dat extrahovaných pomocí AI. Chyby vzniklé špatnou kvalitou nahraného dokumentu, nestandardním formátem faktury nebo selháním AI jsou na zodpovědnosti Uživatele.

6.3 Nahrané dokumenty jsou uchovávány na serverech provozovatele nebo jeho zpracovatelů (cloudové uložiště) za podmínek dle čl. 7. Provozovatel dokumenty nepostupuje třetím stranám mimo rozsah nezbytný pro provoz Služby.

6.4 Za účelem zpracování AI jsou data dokumentů předávána poskytovateli AI technologie (Anthropic, PBC). Na toto předávání se vztahuje zpracovatelská smlouva uzavřená s daným poskytovatelem. Data nejsou využívána k trénování AI modelů.

7. Ochrana osobních údajů

7.1 Zpracování osobních údajů Uživatelů se řídí Zásadami ochrany osobních údajů (Privacy Policy), které jsou dostupné na adrese https://app.easydph.cz/gdpr. Tyto zásady jsou nedílnou součástí těchto Podmínek.

7.2 Provozovatel zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

7.3 Správcem osobních údajů je Malama Accounting s.r.o., IČO 174 18 003. Dotazy k ochraně osobních údajů zasílejte na info@easydph.cz.

7.4 Faktury a účtenky nahrané do Služby mohou obsahovat osobní údaje třetích osob (dodavatelé, zákazníci). Uživatel prohlašuje, že je oprávněn tyto dokumenty zpracovávat a odpovídá za soulad tohoto zpracování s platnými právními předpisy.

8. Práva a povinnosti Uživatele

8.1 Uživatel je oprávněn Službu využívat v rozsahu odpovídajícím zvolenému tarifu pro vlastní interní potřeby.

8.2 Uživatel není oprávněn:

• využívat Službu k protiprávním účelům nebo v rozporu s těmito Podmínkami;
• pokusit se obejít technická nebo bezpečnostní opatření Služby;
• automatizovaně stahovat nebo extrahovat data ze Služby nad rámec poskytnutého API (tzv. scraping);
• přeprodávat, sublicencovat nebo jinak komerčně zpřístupňovat Službu třetím osobám bez písemného souhlasu provozovatele;
• nahrávat dokumenty obsahující malware, viry nebo jiný škodlivý kód.

8.3 Uživatel odpovídá za veškeré jednání provedené prostřednictvím svého účtu.

9. Práva a povinnosti provozovatele – omezení odpovědnosti

9.1 Provozovatel vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění dostupnosti Služby 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Dostupnost Služby však není garantována. Provozovatel neodpovídá za výpadky způsobené vyšší mocí, plánovanou údržbou (o níž Uživatele informuje předem), selháním infrastruktury třetích stran nebo kybernetickými útoky.

9.2 Provozovatel neodpovídá za nepřímé, následné, zvláštní ani sankční škody vzniklé Uživateli v souvislosti s užíváním nebo nemožností užívání Služby, a to ani v případě, že byl na možnost takové škody upozorněn.

9.3 Celková odpovědnost provozovatele za škodu vůči jednomu Uživateli je omezena na částku uhrazenou Uživatelem za Službu v posledních 12 měsících, maximálně však na 10 000 CZK. V případě bezplatného tarifu odpovědnost provozovatele za přímou škodu nepřesáhne 1 000 CZK.

9.4 Provozovatel pravidelně zálohuje data Uživatelů. V případě ztráty dat vyvine provozovatel přiměřené úsilí k jejich obnově, neposkytuje však záruku úplné obnovy.

9.5 Provozovatel je oprávněn využívat k provozu Služby subdodavatele (zpracovatele), zejména poskytovatele cloudové infrastruktury a AI technologií. Odpovídá za jejich výběr s odbornou péčí.

10. Trvání smlouvy a ukončení

10.1 Smlouva mezi provozovatelem a Uživatelem se uzavírá na dobu neurčitou registrací a odsouhlasením těchto Podmínek.

10.2 Uživatel může svůj účet kdykoli zrušit prostřednictvím nastavení v aplikaci nebo e-mailem na info@easydph.cz. Zrušením účtu zanikají veškerá práva k užívání Služby.

10.3 Po zrušení účtu jsou data Uživatele (nahrané dokumenty, extrahovaná data) uchovávána po dobu 30 dnů, po které jsou trvale smazána, pokud si Uživatel nepožádá o jejich export před zrušením účtu.

10.4 Provozovatel je oprávněn zrušit nebo pozastavit účet Uživatele:

• při závažném nebo opakovaném porušení těchto Podmínek;
• při prodlení s platbou delším než 14 dní;
• z důvodu ukončení provozu Služby (s výpovědní lhůtou alespoň 90 dní);
• z důvodu rozhodnutí soudu nebo správního orgánu.

11. Změny Podmínek

11.1 Provozovatel je oprávněn tyto Podmínky jednostranně měnit. O změnách bude Uživatel informován:

• e-mailem na adresu uvedenou při registraci, a to nejpozději 30 dní před nabytím účinnosti změny;
• oznámením přímo v aplikaci při přihlášení.

11.2 Pokud Uživatel se změnami Podmínek nesouhlasí, je oprávněn svůj účet zrušit před datem nabytí jejich účinnosti. Pokračování v užívání Služby po nabytí účinnosti změn se považuje za souhlas s novými Podmínkami.

12. Duševní vlastnictví

12.1 Veškerá práva k Službě, jejímu designu, zdrojovému kódu, obchodní značce EasyDPH a s ní spojeným materiálům náleží výhradně provozovateli nebo jeho poskytovatelům licencí.

12.2 Tyto Podmínky nepřevádějí na Uživatele žádná práva duševního vlastnictví. Uživateli je poskytována pouze omezená, nevýlučná, nepřenosná licence k užívání Služby v souladu s těmito Podmínkami.

12.3 Uživatel si ponechává veškerá práva k jím nahraným dokumentům a datům. Provozovatel nevznikají k těmto datům žádná vlastnická ani licenční práva nad rámec nezbytný pro provoz Služby.

13. Rozhodné právo a řešení sporů

13.1 Tyto Podmínky a veškeré právní vztahy z nich vyplývající se řídí právem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

13.2 Strany se zavazují řešit případné spory přednostně smírnou cestou. V případě nemožnosti smírného řešení jsou příslušné soudy České republiky.

13.3 Spotřebitelé (fyzické osoby nepodnikající) mají právo na mimosoudní řešení spotřebitelského sporu prostřednictvím České obchodní inspekce (ČOI), www.coi.cz, nebo prostřednictvím platformy pro řešení sporů online dostupné na ec.europa.eu/consumers/odr.

14. Závěrečná ustanovení

14.1 Tyto Podmínky jsou vyhotoveny v českém jazyce. V případě rozporu mezi jazykovými verzemi má přednost česká verze.

14.2 Pokud je nebo se stane jakékoli ustanovení těchto Podmínek neplatným nebo nevymahatelným, nemá to vliv na platnost ostatních ustanovení.

14.3 Tyto Podmínky nabývají účinnosti dne 1. 5. 2025.